Logo Técnica PomodoroUma das técnicas para gestão de tarefas e melhoria da produtividade mais usadas, a técnica Pomodoro foi criada por Francesco Cirillo no final dos anos 80. Por ser uma técnica de fácil aplicação e mais fácil ainda de ser compreendida, ela é muito para tarefas que necessitam de um período de tempo menor para sua execução.

Nesse artigo você verá informações muito importantes sobre essa técnica, desde a sua criação, forma de implementação e dicas para extrair o máximo de resultado a partir do uso correto.

A origem da técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro foi criada por Francesco Cirillo no final dos anos 80, quando ele estava em seus primeiros anos de faculdade. Em um momento onde Francesco estava com um nível muito baixo de produtividade e precisando estudar para diversas provas, ele decidiu fazer uma aposta com ele mesmo: estudar pelo menos 10 minutos sem interrupção.

Como ele precisava ter certeza de que ficaria os 10 minutos estudando, utilizou um timer de cozinha em forma de tomate (que em italiano é pomodoro). Isso originou o nome da técnica.

Os resultados positivos e o sucesso não aconteceram de imediato, foi preciso tempo para que ele pudesse continuar utilizando e aprimorando a técnica. Ele continuou aplicando a técnica nos estudos e depois de um tempo começou a aplicar no trabalho.

Francesco se inspirou em algumas ideias para criar a técnica:

  • delimitação do tempo
  • técnicas cognitivas escritas por Buzan
  • funcionamento da mente e dinâmica de jogo descrita por Gadamer
  • noções relativas de estruturação de objetivos e atividades de forma incremental, como detalhados por Gilb

Visão geral da técnica

 

Fluxo de execução da técnica pomodoro

Essa técnica consiste na execução de tarefas em blocos de tempo, que são os pomodori (plural de pomodoro). Cada pomodoro tem como tempo ideal 25 minutos, mas podem estar em um intervalo de 20 a 35 minutos, segundo o Francesco.

A cada pomodoro é recomendado fazer uma pausa de 5 minutos, e após a realização de 4 pomodori recomenda-se um intervalo maior, sendo este de 30 minutos.

Um pomodoro é indivisível, não existe meio pomodoro ou ⅓ de pomodoro. Se você terminar uma tarefa antes do limite de tempo do pomodoro, recomenda-se que seja feita a revisão da mesma para evitar que seja necessário voltar a essa tarefa posteriormente para corrigir alguma possível falha na execução.

Se mesmo com a revisão o tempo gasto para executar a tarefa foi menor que o definido para o pomodoro, então você deverá considerar que foi gasto um pomodoro completo e fazer uma anotação relacionada à tarefa, especificando o tempo exato que foi gasto nela, para que você possa otimizar a lista de tarefas dos próximos dias.

Quais os objetivos e premissas da técnica

O objetivo chave da técnica Pomodoro é ser uma ferramenta simples para o processo de melhoria da produtividade de modo que:

  • alivie a ansiedade
  • aumente o foco e a concentração
  • permita a tomada de decisões com mais consciência
  • aumente e mantenha a motivação
  • aumente a determinação para atingir os objetivos
  • melhore o detalhamento do processo de estimação qualitativa e quantitativa
  • melhore os processos de trabalho e estudo

Além dos objetivos da técnica, ela possui 3 premissas, que são:

  • uma forma diferente de ver o tempo, aliviar a ansiedade e levar à eficácia
  • melhorar o uso da mente possibilitando alcançar clareza de pensamento, consciência e mais atenção
  • uma técnica fácil de ser implementada, mesmo que a tarefa a realizar seja complexa

Como implementar a técnica

A implementação da técnica Pomodoro consiste em 5 etapas:

  1. Planejamento: acontece no início do dia e serve para definir as atividades a serem realizadas
  2. Rastreamento: acontece durante o dia e serve para coletar dados sobre o esforço aplicado na realização das tarefas entre outras métricas
  3. Registros: acontece no fim do dia e serve para construir um arquivo com as informações da execução das tarefas do dia
  4. Processamento: acontece no fim do dia e serve para transformar os dados brutos em informações mais fáceis de serem compreendidas
  5. Visualização: acontece no fim do dia e serve para apresentar as informações

Essas etapas podem ser distribuídas ao longo do dia, começando pela manhã e terminando a noite, ou então conforme a sua jornada de trabalho, desde que seja respeitada a ordem de execução das etapas.

O material necessário que você vai precisar para implementar a técnica Pomodoro é bem simples:

  • um timer (que você encontra em lojas de utilidades domésticas e até mesmo na internet)
    papel e caneta
  • O timer vai servir para você marcar o tempo e o papel e a caneta para fazer as anotações necessárias entre as etapas.

Na etapa de planejamento você deverá listar as tarefas a serem executadas no dia. Procure listar as tarefas na ordem em que serão executadas, pois facilitará o gerenciamento e a abertura de novos pomodori.

Ao concluir a etapa de planejamento, que eu sugiro não durar mais do que um pomodoro, inicia-se então a execução das tarefas e a etapa de rastreamento.

Na mesma folha que você listou as tarefas anote quantos pomodori foram necessários para finalizar cada uma delas, de modo a manter o histórico de execuções e poder seguir para as etapas de registro, processamento e visualização.

Faça as anotações de cada tarefa sempre ao terminar um pomodoro, dessa forma você não corre o risco de esquecer de anotar e comprometer o processamento dos registros.

Se não for possível concluir uma ou mais tarefas em um único pomodoro, não tem problema. Marque na folha o pomodoro concluído e inicie um novo, repetindo esse processo até que a tarefa esteja concluída.

Registrar as informações das tarefas é muito importante para que você possa analisar periodicamente a sua produtividade e melhorar a cada dia. Sem esses registros você não terá como medir se o uso da técnica está sendo eficiente e trazendo os resultados desejados.

Aplicativos para uso da técnica

Veja a seguir uma lista com alguns aplicativos muito interessantes e que ajudarão no processo de implementação da técnica.

 

Aplicativo Preço Plataforma
Focus Booster Focus Booster Free; $3-$5/mês (Pro) Web, Desktop
PomoDone PomoDone Free; €1-€3.5/mês (Pro) Web, Desktop
Pomodoro Keeper Pomodoro Keeper Free; $1.99 (Pro) iOS
Marinara Timer Marinara Timer Free Web
Pomodoro Time Pro Pomodoro Time Pro $1.99 (iOS); $2.99 (OS X) Desktop, iOS, Apple Watch

Quando não utilizar

Por volta dos anos de 2009 e 2010 ocorreu um grande boom da técnica Pomodoro, todo mundo queria experimentar aplicando às suas atividades diárias. Porém algumas pessoas não obtiveram sucesso na aplicação da técnica, e não foi por erro de implementação ou falta de seriedade na execução das tarefas, mas porque a técnica não se aplica a todo tipo de tarefa por conta do seu tempo limitado.

Veja a seguir alguns exemplos de tarefas em que utilizar a técnica não trará resultados positivos e pode até atrapalhar o rendimento da sequência das tarefas:

  • ler e responder emails
  • realizar ligações telefônicas
  • imprimir documentos

Para tarefas que possuem curta duração, eu aconselho a criação de uma lista de tarefas exclusiva, que você pode até chamar de “Tarefas Ligeiras”, e separar um período de tempo durante o dia para executar essas tarefas de modo exclusivo. Esse período de tempo pode ser o equivalente a uns 2 pomodori ou o quanto você achar necessário para a realização delas.

Na hora de lançar os registros desses pomodori na folha, lance a atividade como sendo “Tarefas Ligeiras” e mantenha a lista dessas tarefas junto com a lista padrão e o relatório de registros.

Agora que você já conhece um pouco mais da técnica Pomodoro, o que acha de testá-la no seu dia a dia e ver o quanto você consegue melhorar na sua produtividade?

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Até o próximo artigo!