Você utiliza lista de tarefas para organizar o que você precisa fazer durante o dia ou semana?

Talvez você seja daqueles que pensam que utilizar lista de tarefas é perda de tempo, que o tempo gasto pra montar uma lista de tarefas poderia estar sendo utilizado para realizar uma tarefa ou pra descansar.

Imagine por um instante aquele momento em seu dia onde você para e fica pensando: “O que eu tenho que fazer agora?”.

É nesse exato momento que as coisas começam a se complicar, que o foco começa a ir embora e as chances de você realizar uma tarefa que não estava planejada é grande.

A seguir eu vou te ensinar como criar uma lista de tarefas bem simples e que te ajudará a ser mais produtivo, fazendo apenas o que realmente é necessário e ainda tempo tempo para outras coisas.

O objetivo da lista de tarefas

A lista de tarefas possui um único objetivo, que é o de manter as ações do seu dia organizadas.

A partir desse objetivo principal ela pode possuir diversos outros micro-objetivos, como por exemplo:

  • definir a ordem de execução
  • se tornar um lembrete
  • evitar a perda de tempo pensando o que deve ser feito naquele momento

Quando você entende que o objetivo da lista de tarefa é manter as ações do seu dia organizadas e não criar uma sensação de obrigação, tudo se torna mais fácil e você passa a lidar com ela de maneira mais segura.

Construindo a lista de tarefas

Você pode construir sua lista de tarefas em 2 momentos do dia: pela manhã e ao final do dia.

Quando você constrói a lista pela manhã é certo de que está descansado, as chances de conseguir pensar com mais clareza nas tarefas é maior, mas é preciso levar em consideração o fato de que sendo a lista de tarefas a primeira coisa a fazer no seu dia, você já está perdendo um pouco de tempo e vai demorar para ganhar ritmo de execução.

Ao construir a lista de tarefas de um dia para o outro, ou seja, no fim do dia, você pode até estar cansado e não conseguir definir direito as tarefas, mas no dia seguinte já começará colocando a mão na massa e executando aquilo que foi planejado.

Independente do momento em que você escolher para construir a lista de tarefas, é preciso que você considere os seguintes pontos:

  • itens importantes e prioridade
  • realizar uma tarefa de cada vez
  • agrupar tarefas que dependam umas das outras
  • listar as tarefas em ordem de execução
  • quantidade de tarefas da lista

Itens importantes e prioridade

Quando utilizamos o recurso de lista de tarefas estamos buscando organizar o que é preciso ser feito de modo que consigamos atender às tarefas importantes, necessárias e as prioritárias.

Você pode considerar todos os itens de uma lista importantes porque não pode deixar de fazê-los, mas será mesmo que todos são realmente importantes? Que você é quem deve realizar todos?

O filósofo Mário Sérgio Cortella enfatiza que só pode haver uma prioridade, pois a partir do momento que você tem mais de uma prioridade, a segunda deixa de ser prioritária.

Na lista de tarefas isso não é diferente, você pode ter vários itens importantes, mas apenas uma prioridade por vez, pois não pode realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

“Fazer duas coisa ao mesmo tempo é não fazer nenhuma delas.” – Publilius Syrus

Realizar uma tarefa de cada vez

Não organize a lista de tarefas pensando em quais você pode agrupar para fazer de uma vez, ou seja, realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Priorize a organização de tarefas de modo que elas sejam feitas uma por vez, conforme as demandas e necessidades.

Somente computadores são eficientes trabalhando com multitarefas. A mente humana não foi desenvolvida para trabalhar com multitarefas de um modo que consiga manter o foco em todas.

Conseguimos andar e conversar, mascar chiclete e ler um livro, mas quando as tarefas exigem foco, a mente humana só conseguirá realizar com perfeição uma por vez.

Agrupar tarefas que dependam umas das outras

Alguns tipos de tarefas são feitas fora do ambiente de trabalho, e pode ser que na lista de tarefas exista mais de uma tarefa onde você precise sair da sua mesa ou mesmo do ambiente de trabalho para realizá-la.

Quando isso acontecer, agrupe as tarefas para que ao sair possa realizar todas, sem a necessidade de retornar, realizar mais uma ou duas e depois ter que sair novamente.

Listar as tarefas em ordem de execução

Existem tarefas que dependem da execução de uma outra antes de serem iniciadas, então sempre que isso acontecer, identifique essas tarefas e adicione-as na lista conforme a hierarquia de execução, para depois não se perder.

Quantidade de tarefas na lista

Não existe um número correto de tarefas para serem colocadas em uma lista. A quantidade de tarefas dependerá da sua capacidade de execução.

No começo você pode colocar várias tarefas na lista e ao final do dia não ter conseguido concluir nem a metade, e então vai se frustrar, achar que não tem capacidade. Mas a verdade é que com a prática de contruir a lista de tarefas você começará a melhorar sua percepção do quanto é capaz de realizar em um dia, de acordo com o tipo de tarefas a serem realizadas.

As 2 etapas da lista de tarefas

A construção de uma lista de tarefas eficiente consiste em 2 etapas: listar as tarefas e separar as que você pode fazer das que você deve fazer.

Na primeira etapa você deve listar todas as tarefas a serem realizadas no dia em questão ou no próximo dia. Tudo o que você lembrar deve ser colocado nessa lista.

Feito isso, analise o que foi listado e identifica as tarefas como posso fazer e devo fazer.

Crie uma segunda lista e nela coloque apenas as que você deve de fato fazer, que realmente são importantes e que não podem ser deixadas para um outro dia.

Cuidado, pois as tarefas podem enganar e fazer com que você pense que todas devem ser feitas. É nesse momento que você precisa ter sensibilidade de identificar o que realmente é relevante e necessário.

Ao concluir a segunda lista é hora de você organizá-la por ordem de execução, marcando os itens mais importantes e qual a tarefa prioritária daquele dia.

Lista de Tarefas
Exemplo de redução da lista de tarefas extraído do livro “A Única coisa”

Enquanto estiver construindo a lista lembre-se de que se ocupar não é produzir. Não se preocupe em construir uma lista que ocupará todo o seu tempo de trabalho, mas produza uma lista onde você conseguirá executar todos os seus itens com excelência.

Eu utilizo uma agenda para listar as minhas tarefas diárias, e nessa agenda tenho pelo menos 20 linhas disponíveis para cada dia da semana, mas poucos são os dias em que eu chego a usar mais do que 7 linhas com as tarefas diárias.

Crie o hábito de definir a prioridade da lista, a tarefa mais importante, e então executá-la primeiro. Isso é importante pois as primeiras horas do dia geralmente são as mais produtivas, onde o cérebro está mais propenso a manter a concentração pelo maior tempo seguido.

Se você deixa pra fazer a tarefa mais importante do dia após o almoço ou no final do seu expediente, pode acontecer de não conseguir realizá-la e aí ter que ficar até mais tarde ou então seguir sua execução no dia seguinte.

A prática no uso de lista de tarefas é capaz de levar ao aumento da produtividade e um poder de organização muito grande. Com a lista de tarefas você se conhece melhor, entende quais dias e horários em que você é mais produtivo e usa essas informações para obter melhores resultados.

Não se assuste com as listas de tarefas, elas não irão te julgar, falar que você é improdutivo, desorganizado, muito pelo contrário, elas dirão a você o que fazer, quando fazer e onde você pode melhorar.

Lembre-se: fazer a coisa mais importante é sempre o mais importante!