Produzir conteúdo é uma tarefa que possui diversas etapas, pode envolver várias pessoas – ou não – e para obter o sucesso é necessário que se tenha organização durante todo o processo.

O Trello é uma ferramenta gratuita e de fácil utilização, que possui recursos muito interessantes e possibilita uma gestão de tarefas conforme a sua necessidade, sem um padrão pré-estabelecido, onde você pode organizar e reorganizar a estrutura de gerenciamento a qualquer momento.

Nesse artigo vou compartilhar com você dicas de recursos e formas de organizar os boards, lists e cards no Trello para gerenciar o processo de produção de conteúdo.

O que são os boards, lists e cards?

O Trello é composto basicamente por boards, lists e cards, que juntos formam a base da estrutura de organização do trabalho.

Os boards são os quadros de trabalho onde você irá organizar as etapas do processo de produção de conteúdo (lists) e as tarefas (cards).

As lists são as etapas do processo de produção de conteúdo. Você pode adicionar diversas lists em um board e organizá-las na ordem que preferir, mudando essa ordem a qualquer momento.

Os cards são as tarefas e é o recurso que você mais vai utilizar no Trello. Eles contém não só a definição das tarefas mas muitas outras informações, como por exemplo:

  • descrição da tarefa
  • adição de membros para a tarefa
  • comentários
  • data para entrega
  • anexos
  • checklists

A combinação de boards, lists e cards forma sua área de gerenciamento no Trello, permitindo a você e sua equipe – caso haja – uma visão bem ampla de tudo o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que ainda tem pra ser feito.

Como organizar um board no Trello para gerenciar a produção de conteúdo

Sabemos que a produção de conteúdo tem etapas que são comuns aos mais diversos tipos de conteúdo e etapas que são específicas para cada tipo. Para facilitar o entendimento e possibilitar o uso imediato do Trello no seu processo de gerenciamento da produção de conteúdo, vou utilizar as etapas mais comuns para te mostrar como organizar um board no Trello e fazer o gerenciamento das tarefas.

Considerando que você produza conteúdo para diversos clientes, recomendo que crie um board para cada um deles, assim você poderá compartilhar o acesso e permitir a interação durante o processo.

Com o board criado é o momento de definir as etapas do processo de produção de conteúdo. Para definir as etapas usaremos as lists e dentro delas adicionamos as tarefas, que serão os cards.

A seguir vou listar uma sequência de etapas que eu uso para gerenciar a minha produção de conteúdo. Tenha a liberdade de utilizá-la fazendo as adaptações que achar necessário para o seu formato de trabalho.

  1. Ideias de Conteúdo
  2. Pesquisando
  3. Pronto para Produção
  4. Produzindo
  5. Revisando
  6. Analisando SEO
  7. Preparando Imagens
  8. Conteúdo Agendado
  9. Conteúdo Publicado
  10. Liberado para Divulgação
  11. Concluído

 

O que são os boards, lists e cards

 

Dicas de recursos do Trello para ajudar no processo de gerenciamento da produção de conteúdo

O Trello possui diversos recursos muito interessantes e capazes de dar um up no processo de gerenciamento de tarefas. Vou compartilhar com você os recursos que eu utilizo e como você pode utilizá-los para obter os melhores resultados.

Descrição do card

A descrição do card tem uma importância muito grande na organização e gerenciamento das tarefas pois ela deverá conter as informações essenciais sobre a realização da mesma, como por exemplo instruções ao responsável pela tarefa.

Procure colocar uma descrição em todos os cards criados, isso facilitará tanto a realização da tarefa por parte do responsável como a verificação da execução.

Comentários

Os comentários são o canal de interação dos envolvidos. Você pode adicionar informações importantes, perguntas, marcar os membros do board e do card para que os mesmos sejam notificados e saibam que alguém precisa do retorno deles.

Utilize os comentários de modo inteligente e tenha todo o histórico de conversas relacionadas à tarefa sempre em mãos.

Membros

Ao criar um card e abri-lo você verá um botão com o texto Membros do lado direito do card. Ao clicar nesse botão você terá a possibilidade de adicionar pessoas a esse card.

Quando você adiciona alguém no card essa pessoa passa a receber notificações de todas as ações realizadas nele, desde comentários até a movimentação entre as etapas (lists).

Esse recurso é útil para que você possa definir os responsáveis por cada tarefa e demais envolvidos.

Você também poderá adicionar membros ao quadro para que esses possam acompanhar tudo o que acontece, em todas as etapas e para todos os cards.

Etiquetas

As etiquetas são muito úteis pois você pode utilizá-las para diversos fins, como por exemplo:

  • identificar o tipo de conteúdo
  • um status específico
  • nível de complexidade

As etiquetas são definidas por cores e você também pode adicionar um texto de identificação a elas. Eu utilizo as etiquetas para identificar o tipo de conteúdo, já que cada card meu corresponde a um conteúdo a ser produzido.

Checklist

O checklist é um recurso indispensável pois caso uma tarefa tenha etapas ou a necessidade de informações específicas, você pode criar um checklist e ir marcando o que já foi solucionado.

Você pode criar vários checklists para um mesmo card o que te permitirá mais flexibilidade na hora de organizar questões específicas de um card.

Uma sugestão para o uso de checklist é combiná-lo com etiquetas que definem um status específico e comentários, assim conforme as questões forem sendo resolvidas é possível marcá-las no checklist e saber exatamente o que está acontecendo com a tarefa.

Data de Entrega

Um recurso primordial em todo tipo de gerenciamento. Com esse recurso você define quando a tarefa deverá ser entregue e todos os envolvidos terão essa informação sempre visível.

Você pode combinar o uso dessa funcionalidade com o power-up Envelhecimento de cartões, que vai deixando o card com uma aparência de velho conforme o tempo for passando e nenhuma atividade for realizada nele. A cada nova atividade o contar é reiniciado, o que facilita o gerenciamento a nível visual.

Anexo

Outra funcionalidade que é indispensável, pois ela vai lhe permitir adicionar arquivos ao card. Esses arquivos podem estar em seu próprio computador ou nuvem, já que o Trello tem integração com Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive. Você também poderá anexar links, tudo isso de forma bem simples e dentro do próprio card.

Eu utilizo os anexos para colocar imagens, arquivos que precisam ser adicionados ao conteúdo, e tudo o que for necessário compartilhar ou mesmo deixar arquivado.

Recursos adicionais do Trello: os Power-Ups

Além dos recursos nativos que eu citei anteriormente – e não são todos os recursos do Trello – temos ainda os Power-Ups, que são recursos adicionais que você pode adicionar em cada board.

Esses power-ups permitem integração com serviços de terceiros, como o Bitbucket para sincronização de tarefas e controle de versão (muito utilizado por programadores). Tem também alguns power-ups para utilizar com os cards que é o caso do Card Repeater e do Card Snooze, que permitem a duplicação de cards e o arquivamento temporário dos cards, respectivamente.
Um power-up que eu gosto muito é o Custom Fields, pois ele permite criar campos adicionais nos cards, me dando mais possibilidade de gerenciamento a partir de informações específicas que eu queira adicionar no card e por padrão eu não tenha disponível.

Se você é daqueles que utiliza o Evernote para armazenar insights e ideias de conteúdo, existe um power-up que permite a integração com o Trello. Ele te dá a opção de associar uma nota do Evernote a um card.

São vários power-ups interessantes, vale a pena separar um tempinho para olhar com calma o que cada um deles faz e quais podem ser úteis para o seu processo de gerenciamento da produção de conteúdo.

Infelizmente existe um limite de power-ups gratuitos por board para contas gratuitas, que nesse caso é de 1 power-up por board. Para utilizar mais de um você precisará migrar para uma conta do tipo Business Class.

Tipos de conta do Trello

O Trello possui 3 tipos de conta: Free, Business Class e Enterprise.

Se você está começando e não precisa de muitos recursos, pode trabalhar numa boa sem os Power-Ups e vai fazer uma gestão simples, a conta Free atenderá numa boa e você ainda terá a possibilidade de convidar amigos e ganhar meses grátis do Trello Gold.

Caso queira avançar um pouco mais na gestão e vai precisar de integração com outros aplicativos, múltiplos Power-Ups, espaço de armazenamento de arquivos maior, ferramentas de gestão de equipe, então uma boa opção é o Business Class.

Mas caso já esteja em um nível avançado, com muitos clientes e usuários, então assine o plano Enterprise.

Com o Trello você vai aumentar o seu poder de gerenciamento e de quebra vai ganhar em produtividade.

Produzir conteúdo não é somente ter uma ideia e começar a escrever, vai muito além disso, e o gerenciamento das etapas de produção de conteúdo trará mais qualidade ao seu trabalho, e com isso você aumentará as chances de que o conteúdo produzido tenha uma taxa de conversão maior e você ganhe mais clientes por apresentar bons resultados.

Gostou dessas dicas para gerenciar a produção de conteúdo? Então fique ligado aqui no blog pois tem muita coisa boa vindo por aí.

(Imagem de capa extraída do blog oficial do Trello.)