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Produtividade

11 maneiras de perder tempo

- Por Jonathan Lamim

Quanto tempo você ganhará no seu dia se souber o que te faz perder tempo?

Muitas pessoas não conseguem responder a essa pergunta, e eu mesmo já tive dificuldade de respondê-la tempos atrás.

A partir do momento que eu encontrei a resposta e comecei a ficar atento ao que me fazia – e me faz – perder tempo, meu dia parece que tem umas 30 horas, simplesmente porque eu consigo aproveitar muito melhor o tempo, ser altamente produtivo sem deixar coisas essenciais de lado, como por exemplo: estudo, família, descanso, saúde, lazer.

Eu mapeei 11 maneiras de perder tempo que faziam parte da minha rotina e hoje não fazem mais, e vou compartilhar com você a seguir.

1 – Fazer mais de uma coisa por vez, o famoso “multitarefa”

Ao fazer muitas coisas ao mesmo tempo, ou você não dará conta de nenhuma ou fará todas mal feitas.

Steve Uzzell disse: “Fazer muita coisa ao mesmo tempo é meramente a oportunidade de estragar mais de uma coisa ao mesmo tempo.”

Essa frase traduz muito bem os resultados de indivíduos que se dizem multitarefa.

O cérebro é fisiologicamente incapaz de funcionar no modo multitarefa, pois ele precisaria utilizar as mesmas redes neuronais para realizar as múltiplas tarefas, o que ele não consegue.

Sendo assim, ao invés de fazer mais de uma tarefa por vez, coloque 100% do seu foco em uma tarefa, assim você poderá terminá-la em um espaço de tempo menor e com uma qualidade maior.

2 – Verificar o email toda hora

Ah os email!!! Um dos grandes vilões da perda de foco. Quem nunca parou uma tarefa para dar uma olhadinha no email, achou um email de promoção e vou verificar?

Se você não recebe centenas de emails por hora, todos urgentes, por que ficar olhando o email em intervalos curtos de tempo?

Eu deixava o email aberto em uma aba do meu navegador, ou então no gerenciador de email no computador. Por hora eu devia olhar umas 3 vezes pelo menos. Quando me dei conta de que eu perdia mais de 1 hora por dia só olhando o email, sem falar no tempo que eu perdia acessando links de promoções e outros assuntos que não eram necessários para o que eu estava realizando no momento, muita coisa mudou.

Passei a deixar o email fechado, tirei as notificações do celular, e determinei alguns horários ao longo do dia para checar os emails e respondê-los.

Essa ação simples me fez recuperar mais de 1 hora do meu tempo todos os dias, o que me possibilitou ser mais produtivo.

3 – Utilizar redes sociais sem objetivo

Você sabe qual o objetivo ao acessar as redes sociais?

Se esse objetivo está associado À tarefa que está realizando no momento, ótimo, mas se você não tem um objetivo claro e ele não se associa à tarefa, é perda de tempo.

Determine horários para acessar as redes sociais. Elas têm conteúdos interessantes – e muitos desinteressantes também – e ajudam a relaxar, mudar um pouco o foco dos pensamentos.

Mas cuidado, o excesso de redes sociais pode ser prejudicial à sua saúde física, profissional, intelectual entre outras.

4 – Participar de reuniões sem sentido

Quantas vezes você já participou de reuniões onde o assunto poderia ter sido debatido e a solução encontrada com trocas de emails?

Reuniões são importantes mas precisam fazer sentido, caso contrário elas são apenas perda de tempo.

Na hora de marcar uma reunião ou mesmo de participar, verifique se realmente essa reunião se faz necessária, afinal de contas não é apenas o seu tempo que está sendo colocado à disposição.

5 – Desorganização no ambiente de trabalho

Um ambiente de trabalho organizado vai proporcionar a você mais do que a sensação de estar em um lugar que dá vontade de trabalhar, mas ele evitará que você desvie o foco da tarefa por conta de alguma distração do ambiente.

Mantenha sua mesa organizada para que você não fique parando a tarefa para arrumar os papéis, o porta-canetas, as gavetas, enfim, o que considerar que está fora do lugar.

Algumas pessoas possuem poder de concentração e foco mais alto, outras nem tanto, então quanto menos distrações tiver no ambiente de trabalho, melhor.

6 – Socializar demais

Quantas vezes você sai da sua mesa para ir à mesa de um colega conversar? Quando vê um colega levantando pra ir à cozinha, você levanta e vai junto pra bater um papo?

Socialize nos momentos certos, mantenha o seu foco na tarefa até que ela seja concluída e você faça uma pausa para respirar e então começar uma nova tarefa.

Nesse momento de pausa você pode aproveitar para socializar, caso contrário, estará perdendo tempo.

7 – Tentar resolver tudo sozinho

Quantas tarefas você deixa de realizar durante o dia? Quantas tarefas você delega por dia?

Fazer tudo sozinho não te fará ganhar tempo, muito pelo contrário, só vai perder tempo.

Ao definir sua lista de tarefas verifique quais podem ser delegadas e para quem elas podem ser delegadas, isso permitirá a você realizar mais tarefas ao longo do dia, se tornando cada vez mais produtivo.

8 – Ceder às distrações online

De 0 a 10, quanto uma notificação chama a sua atenção e te faz verificar o que é?

Hoje temos muitas distrações online, e essas distrações só fazem perder tempo.

Enquanto estiver trabalhando desative todas as notificações possíveis e mantenha o foco nas tarefas. Se o seu poder de concentração não é tão alto, um simples bater de sinos pode mudar totalmente o seu foco e então começar a perder tempo.

9 – Fazer muitas pausas

Você já contou quantas pausas você faz durante o tempo que está trabalhando? Quantas dessas pausas são realmente necessárias?

Fazer pausas entre as tarefas é importante, pois é uma forma de recuperar as energias.

Procure organizar melhor esses momentos de pausa para que seu tempo possa render mais. Algumas técnicas de gestão de tarefas como Pomodoro por exemplo, dizem que a cada ciclo de 25 minutos (1 pomodoro) deve ser feita uma pausa de 5 minutos e a cada 4 ciclos a pausa deve ser de 30 minutos.

Você pode aproveitar essas pausas para ir ao banheiro, se alongar, pegar água, café, socializar entre outras ações. Dessa forma você está aproveitando o seu tempo sem prejudicar a realização das tarefas.

10 – Ignorar seu cansaço mental

Você já se sentiu cansado ao terminar uma tarefa? Como foi o seu aproveitamento na realização da tarefa seguinte?

Ninguém é de ferro – nem o próprio Homem de Ferro – logo todos precisamos estar atentos ao nosso corpo e ao momento em que ele começa a dar sinais de cansaço físico e mental.

Uma pessoa cansada é pouco produtiva e seu raciocínio fica comprometido, o que pode levar a execução da tarefa com falhas.

Ao sentir o cansaço, faça uma pausa para recuperar as energias. Esse tipo de pausa não perda de tempo, muito pelo contrário, é uma forma de cuidar do corpo e da mente para aproveitar ao máximo o tempo.

O excesso de trabalho e cansaço físico e mental pode gerar problemas de saúde, como por exemplo a síndrome de Burnout, é caracterizada por ser o ápice do estresse profissional e sua principal característica é o estado de tensão emocional e estresse crônicos que são provocados por condições de trabalho – físicas, emocionais e psicológicas – desgastantes.

Cuide da sua saúde física e mental para que possa aproveitar o tempo da melhor forma possível.

11 – Não ter metas claras para se motivar

Ao começar o seu dia você sabe quais são as metas a serem alcançadas? Essas metas te motivam?

Se você assistiu ao filme Alice no País das Maravilhas deve se lembrar do diálogo da Alice com o gato quando ela chega em uma encruzilhada e não sabe que caminho seguir:

  • Alice: Eu  queria saber que caminho tomar.
  • Gato: Isso depende do lugar aonde quer ir.
  • Alice: Realmente não importa.
  • Gato: Então não importa que caminho tomar.

Quando você não sabe o que fazer, qualquer coisa que fizer estará bom. Certo?

Não, totalmente errado. Se você não estabelece metas claras para o seu dia, com uma lista de tarefas bem definida, tudo o que fizer poderá ser apenas perda de tempo.

Tenha sempre uma lista de tarefas para o seu dia, saiba exatamente o que precisa fazer para alcançar os objetivos, isso vai te guiar para um dia produtivo e para o ganho de tempo e de resultados.

Não consigo identificar onde estou perdendo o meu tempo, o que faço?

Se você tem dificuldades para identificar onde está perdendo o seu tempo, quero lhe dizer que EU POSSO TE AJUDAR.

Como você já deve saber, eu sou coach e minha missão é ajudar você a realizar seus sonhos pessoais e profissionais, e para que esses sonhos se realizem é preciso ter tempo para se dedicar a eles.

Eu tenho uma ferramenta simples e eficaz que permitirá a você identificar diariamente para onde está indo o seu tempo, quanto dele é perdido e quanto dele é bem aproveitado.

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